Referenz-Projekt PRO Klinik Service GmbH
Die PRO Klinik Service GmbH, als Tochter der PRO Klinik Holding, ist für die Speisenversorgung an den Ruppiner Kliniken in Neuruppin/ Brandenburg verantwortlich.
In der modernen Küche entstehen im Cook & Chill-Prinzip täglich 1.000 warme Essensportionen und 800 kalte. 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hier im Normalschichtbetrieb beschäftigt.
Zusätzlich zur Patientenversorgung führt das Unternehmen auch die Caféteria des Krankenhauses und das Café Prinzhorn im Rehazentrum Alte Schwimmhalle.
„Unsere Großküche ist für die Verpflegung unserer Patientinnen und Patienten an 7 Tagen in der Woche verantwortlich. Dafür muss die gesamte Produktion eng getaktet sein. Schon kleinste Verzögerungen in der Belieferung, der Produktion, der Portionierung, der Kühlung und auch dem Transport oder der Regenerierung auf den Stationen können zu erheblichen Problemen im Gesamtablauf führen. Um frühzeitig und noch vor dem Eintritt von solchen Verzögerungen für möglichst viele Situationen einen Plan B zu erarbeiten, haben wir Transgourmet Beratung und Konzept mit der Entwicklung eines Notfallplans beauftragt.“
Dr. Gunnar Pietzner, Kaufmännische Geschäftsführung Pro Klinik Service GmbH
Ziele
Ziel des Projektes war die Entwicklung eines Notfallplans für den Verpflegungsbereich. Hier sollten möglichst viele potenzielle Ereignisse enthalten sein, die auftreten könnten.
Dieser Notfallplan sollte ein möglichst breites Spektrum eventuell auftretender Störungen im Betriebsablauf abbilden und kurzfristig einzuleitende Maßnahmen enthalten, um die Patientenverpflegung auch im Havariefall aufrecht zu erhalten.
Projektvorbereitungen
Im Rahmen der Projektvorbereitung wurde eine Matrix erstellt, die die Störungen im Betriebsablauf kategorisiert:
- Notfallstufe 1: Ereignisse, die durch interne Mittel gelöst werden können, die den Betriebslauf nur beeinflussen und die maximal 2 Tage dauern, z.B. Störung des Portionierbandes in der Großküche.
- Notfallstufe 2: Ereignisse, die nur durch interne und externe Mittel gelöst werden können, die den Betriebsablauf einschränken und mit maximal 14 Tage dauern, z.B. fehlende Lebensmittel aufgrund von Warenverderb in der Großküche, beispielsweise durch Ausfall eines Kühlhauses.
- Notfallstufe 3: Ereignisse, die nur durch externe Unterstützung gelöst werden können, die den Betriebsablauf bis zur völligen Einstellung beeinträchtigen und die länger als 14 Tage anhalten können, z.B. Ausfall der Frischwasserversorgung der Großküche.
Ausgangslage und Analyse
Mit der aktiven Unterstützung der verantwortlichen Personen vor Ort wurden die möglichen Ereignisse, die eintreten könnten und die zu einer Störung des Betriebsablaufs führen könnten, anhand der Matrix ermittelt und klassifiziert.
Für eine noch konkretere Entwicklung von Gegenmaßnahmen wurden die Ereignisse zudem noch nach der Art der Ursache bewertet: technische Ursachen, natürliche Ursachen, bauliche Ursachen und menschliche Ursachen.
Maßnahmen & Konzeption
Die zuvor ermittelten Daten wurden im Rahmen der Konzeption in ein Schema gebracht und in einem einheitlich definitierten Schema abgebildet. Dieses Schema enthält unter anderem die Beschreibung der Störung, eine Kommunikations- und Entscheidungsmatrix sowie eine Verantwortungs- und Informationsmatrix.
Veränderung & Umsetzung
Anhand der zusammengetragenenen Informationen und unter Berücksichtigung der betriebsinternen Rahmenparater wurden dann allgemeine Alarmierungsregeln, ein Formblatt für eine Notfallmeldung, eine schriftliche Formulierung des kundenindividuellen Krisenstabes und eine Übersicht der Notfallkontaktdaten erstellt.
Abschließend wurde, konkret für alle Ereignisse rund um Lebensmittel und die Lebensmittelversorgung, ein Konzept für eine Notfallverpflegung erarbeitet. Dieses Konzept beeinhaltete unter anderem Notfallsortimente für die Frühstücks-, Mittags- und Abendversorgung, welches vom Kunden teilweise selbst als dauerhafte eiserne Reserve vorgehalten wird, teilweise aber auch binnen 24 Stunden von Transgourmet in großen Mengen geliefert werden kann.
Darüber hinaus wurde ein Notfallspeiseplan erstellt, mit dem die Mittagsverpflegung für 14 Tage auf ernährungsphysiologisch hohem Niveau bei gleichzeitiger Einhaltung der wirtschaftlichen Rahmenparameter mit kurzfristig lieferbaren und mit wenig Technik servierfähigen Lebensmitteln sichergestellt werden kann.
Abschließend wurden noch Möglichkeiten einer externen Versorgung mit dem kompletten Speisenbedarf recherchiert und mit konkreten Kontaktdaten, Fristen und einem Ablaufplan zusammengetragen.
Ergebnis & Nachbetrachtung
Mit Hilfe des Notfallplans ist der Kunde nun befähigt, beim Eintreten einer Störung des Betriebsablaufs eigenständig und sofort handeln und Maßnahmen einleiten zu können. In dem Notfallplan ist eine Vielzahl von möglichen Ereignissen enthalten, für die jeweils Lösungen erarbeitet und schriftlich fixiert worden sind. Mit Hilfe von regelmäßigen Schulungen der enthaltenen Dokumente und Abläufpläne können die Führungskräfte in der Großküche nun auf mögliche Notfälle vorbereitet werden.
Im Falle des Eintretens eines Notfalls sind damit bereits konkrete Maßnahmen formuliert und können, ohne zeitverlust, aktiviert und umgesetzt werden.
Dies führt dazu, dass eintretende Störungen im Betriebsablauf auf ein mögliches Mindestmaß reduziert werden können und deren Auswirkungen so gering wie möglich gehalten werden.